Având în vedere faptul că se estimează că în perioada imediat următoare se vor semna contractele de finanţare pentru proiectele POSDRU depuse în anul 2013, echipa Oficiului Programelor Europene doreşte să vină în sprijinul echipelor de proiect cu o serie de informaţii utile în etapa de contractare/implementare.
În acest sens, mai jos găsiţi următoarele documente:
– O sinteză a celor mai importante prevederi ale contractului de finanţare. Atragem atenţia asupra faptului că fiecare echipă de proiect are obligaţia de a citi întregul contract de finanţare, lista întocmită de OPE constituind doar un instrument de sprijin.
– O listă a documentelor ce trebuie prezentate de UBB pentru semnarea contractului de finanţare. În acest document se specifică ce documente vor fi întocmite de echipa OPE şi ce documente intră în atribuţiile echipei de implementare. Menţionăm că această listă este orientativă, ea se poate modifica în funcţie de solicitările organismelor intermediare care monitorizează proiectul.
În completarea informaţiilor din cele 2 documente echipa OPE vine cu următoarele recomandări:
– Citirea şi analizarea cu atenţie a prevederilor contractului de finanţare;
– Citirea şi analizarea cu atenţie a prevederilor Ghidului Solicitantului Condiţii Generale 2013, întrucât o serie de aspecte menţionate în Ghidul Solicitantului vizează etapa de implementare a proiectelor;
– Citirea şi analizarea cu atenţie a prevederilor Ghidului Solicitantului Condiţii Specifice pentru call-ul aferent proiectului dvs.;
– Citirea şi analizarea cu atenţie a instrucţiunilor AMPOSDRU, în special a instrucţiunilor nr. 73 şi 87 care vizează întocmirea cererilor de rambursare, precum şi a instrucţiunii nr. 62 care vizează întocmirea rapoartelor de activitate. Instrucţiunile pot fi consultate pe site-ul AMPOSDRU: http://www.fseromania.ro/index.php/implementeaza/instructiuni-si-alte-documente-pentru-implementare##i3 sau pe site-ul OPE: http://centre.ubbcluj.ro/fondurieuropene/category/utile/instructiuni-amposdru/
– Contactarea partenerilor implicaţi în implementarea proiectului pentru a vedea dacă mai îndeplinesc condiţiile de eligibilitate din momentul scrierii cererii de finanţare;
– Citirea şi analizarea cu atenţie a grilelor de evaluare ale proiectului, primite împreună cu scrisoarea de informare privind câştigarea proiectului. Este posibil ca, anterior semnării contractului de finanţare, să se solicite fiecărui beneficiar să modifice cererea de finanţare în conformitate cu recomandările evaluatorilor. Echipa OPE vă recomandă să demaraţi din timp acest proces de modificare şi să aveţi în vedere că vor trebui modificate toate secţiunile cererii de finanţare care sunt influenţate de recomandările evaluatorilor.
– Demararea activităţii de pregătire a documentelor solicitate în procesul de contractare, atât pentru beneficiar cât şi pentru parteneri.
– Nominalizarea experţilor din echipa de implementare, în special a Responsabilului financiar, Consilierului juridic, Expertului achiziţii şi Responsabilului resurse umane şi organizarea unor întâlniri ale echipei de management/implementare pentru stabilirea unui calendar al implementării. Vă reamintim faptul că, inclusiv în proiectele în care UBB are calitatea de partener, este esenţială includerea în echipa de proiect cel putin a responsabilului financiar pentru UBB (sau a unei persoane care să aibă atribuţii ce pot fi asimilate responsabilului financiar).
În etapa de pregătire a documentelor aferente procesului de contractare, precum şi în etapa de implementare vă rugăm să aveţi în vedere şi următoarele reguli interne ale UBB în ceea ce priveşte obţinerea semnăturilor reprezentantului legal:
– Toate documentele care necesită aprobarea reprezentantului legal vor fi semnate în prealabil de către managerul de proiect, precum şi de persoana din cadrul echipei care are competenţe în domeniul documentului elaborat (de ex.: documentele financiare vor fi semnate de către managerul de proiect şi responsabilul financiar, documentele referitoare la achiziţii vor fi semnate de către managerul de proiect şi expertul achiziţii, documentele referitoare la resursa umana vor fi semnate de către managerul de proiect şi responsabilul resurse umane).
– Contractele de muncă şi fişele de post vor fi aprobate de către reprezentantul legal anterior intrării în vigoare a acestora. În acest sens, ele vor fi depuse la OPE cu cel putin 5 zile lucrătorare înainte de începerea perioadei contractuale. De asemenea, în momentul depunerii la OPE pentru obţinerea vizei reprezentantului legal, contractele de muncă vor avea obligatoriu semnătura următoarelor persoane: angajatul, managerul de proiect / coordonatorul proiectului din partea UBB (pentru proiectele în care UBB are calitatea de partener), responsabilul resurse umane / directorul Direcţiei Resurse Umane, consilierul juridic al proiectului / viza de legalitate din partea Biroului Juridic al UBB. Având în vedere faptul că în rapoartele de activitate se solicită ca în dreptul fiecărei activităţi să se menţioneze atribuţiile din fişa postului, recomandăm ca în fişele de post să se specifice clar atribuţiile expertului pentru fiecare activitate în care va fi implicat.
În măsura în care consideraţi necesar, vă rugăm să contactaţi echipa OPE la adresa de mail: fondurieuropene@ubbcluj.ro în vederea programării unei întâlniri pentru discutarea aspectelor importante privind contractarea şi/sau implementarea proiectului, precum şi a eventualelor probleme cu care va confruntaţi.